Bộ chứng từ xuất nhập cần có những gì? Đây là vấn đề mà nhiều doanh nghiệp xuất nhập khẩu cần lưu ý. Chứng từ xuất nhập khẩu là những giấy tờ quan trọng trong quá trình lưu thông hàng hóa, đồng thời để thuận tiện đối với công tác kế toán và quyết toán thuế sau này. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp đầy đủ thông tin về bộ chứng từ xuất nhập khẩu.

Bộ chứng từ xuất nhập khẩu là gì?

Chứng từ xuất nhập khẩu hàng hóa có tác dụng nói rõ về những đặc điểm giá trị, chất lượng, số lượng hàng hóa của mỗi đơn hàng. Những chứng từ này do người xuất trình và người mua sẽ trả tiền khi nhận được chúng. Thông thường, những chứng từ chủ yếu của nó sẽ bao gồm hóa đơn thương mại, bảng kê chi tiết, phiếu đóng gói, giấy chứng nhận phẩm chất…

Hiện nay, có nhiều những mẫu chứng từ xuất nhập khẩu xuất hiện do cơ quan xuất nhập khẩu làm hoặc do người nhập làm. Nhiều trường hợp cả hai bên cùng làm.

Thông tư liên tịch số 64/2015/TTLT-BTC-BCT-BCA-BQP quy định chế độ hóa đơn, chứng từ đối với hàng hóa nhập khẩu lưu thông trên thị trường.

Chứng từ xuất nhập khẩu bắt buộc

Điều 24 Luật Hải quan quy định Bộ chứng từ xuất khẩu bắt buộc bao gồm nhiều những thông tin quan trọng khác nhau cần phải có, cụ thể như:

  • Hợp đồng thương mại (Sales Contract): Hợp đồng là văn bản thỏa thuận giữa người bán (Seller) và người mua (Buyer), trong đó quy định: thông tin các bên liên quan, thông tin về hàng hóa, điều kiện giao hàng, điều kiện thanh toán…
  • Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): đây là chứng từ do người xuất khẩu phát hành. Trên đó ghi đầy đủ thông tin về số tiền mà người mua cần phải thanh toán (có thể coi đây là chứng từ thanh toán): đơn giá, số tiền, phương thức thanh toán, thông tin về ngân hàng…
  • Phiếu đóng gói (Packing list): đây là chứng từ mô tả các thức đóng gói của lô hàng. Qua thông tin từ chứng từ, chúng ta có thể biết được số kiện của lô hàng, trọng lượng, dung tích…
  • Vận đơn (Bill of lading): đây là chứng từ xác nhận việc hàng hóa đã được xếp lên phương tiện vận chuyển (có thể là tàu hoặc máy bay). Đặc biệt đối với vận tải bằng đường biển, vận đơn còn có chức năng sở hữu đối với hàng hóa ghi trên đó.
  • Tờ khai hải quan (Customs Declaration): đây là chứng từ kê khai với cơ quan hải quan về lô hàng xuất nhập khẩu để hàng đủ điều kiện xuất khẩu hay nhập khẩu vào một quốc gia.

    Một số chứng từ xuất nhập khẩu bắt buộc khác

    Ngoài các chứng từ trên, một số bộ chứng từ xuất nhập khẩu còn xuất hiên một số chứng từ sau:

    • Giấy chứng nhận chất lượng
    • Giấy chứng nhận kiểm định
    • Giấy chứng nhận vệ sinh
    • Chứng thư hun trùng

    Quy trình và bộ chứng từ xuất nhập khẩu quan trọng

    Luật Hải quan 2014 quy định trình tự xuất nhập khẩu như sau:

    Bước 1. Xin giấy phép (nếu có).

    Nghiệp vụ xin giấy phép nhập khẩu thực hiện giống xuất khẩu. Tuy nhiên, khi nhập khẩu hàng hóa thì các giấy phép nhập khẩu sẽ được quản lý chặt chẽ hơn.

    Bước 2. Xác nhận thanh toán.

    Có 5 cách thanh toán tiền giữa bên mua và bên bán:

    • Thanh toán bằng tiền mặt, séc
    • Thanh toán bằng phương thức chuyển tiền. Nhà nhập khẩu phải thực hiện các nghiệp vụ trong quy trình và bộ chứng từ nhập khẩu hàng hóa.
    • Thanh toán bằng điện chuyển tiền.
    • Thanh toán theo phương thức nhờ thu.
    • Thanh toán bằng thư tín dụng L/C.

    Bước 3: Đôn đốc thực hiện hợp đồng ngoại thương.

    Bước 4: Thuê tàu (nếu có).

    Người nhập khẩu là người giao dịch với hãng tàu hay đại lý vận tải nhưng không phải là người giao hàng nên phải có nghiệp vụ chỉ định hãng tàu cho người xuất khẩu. Nghiệp vụ chỉ định tàu được thực hiện theo các bước sau:

    • Bước 1: Lựa chọn và lập thông báo chỉ định tàu bao gồm tên tàu, số hiệu, tên chuyến, lịch trình, quốc tịch, cùng đi, cùng đến, ngày dự kiến đi và đến. Đặc biệt là tên người phụ trách và hãng hay đại lý vận tải kèm theo điện thoại và fax liên hệ tại quốc gia bên xuất khẩu.
    • Bước 2: Theo dõi và giám sát việc liên hệ giữa hãng tài, đại lý vận tải và nhà xuất khẩu.
    • Bước 3: Thanh toán cước phí trả trước hay trả sau theo yêu cầu và ủy quyền cho bên xuất khẩu lấy vận đơn.

    Bước 5: Mua bảo hiểm (nếu có).

    Bước 6: Chấp nhận thanh toán tiền hàng (nếu có).

    Bước 7: Làm thủ tục hải quan để nhận hàng.

    (Áp dụng hàng kinh doanh, hàng tạm nhập tái xuất, nhập hàng quá cảnh, nhập hàng gia công).

    Nghiệp vụ tra cứu mã số hàng hóa và mức thuế suất hàng nhập khẩu đòi hỏi các công ty nhập khẩu phải thực hiện kỹ các bước sau:

    Bước 8: Nhận hàng.

    Khi nhận hàng bằng đường biển, các doanh nghiệp phải căn cứ vào hình thức gửi hàng của bên xuất khẩu.

    Bước 9: Kiểm tra hàng nhập khẩu:

    Nghiệp vụ kiểm tra hàng hóa khi nhận hàng nhập khẩu bao gồm các bước sau:

    • Bước 1: Liên hệ và mời cơ quan giám định.
    • Bước 2: Tổ chức kiểm tra hàng hóa theo yêu cầu, kiểm tra đại diện hay kiểm tra toàn bộ…
    • Bước 3: Lập biên bản và ký xác nhận biên bản kiểm định.
    • Bước 4: Thanh toán cước phí và lấy giấy chứng nhận kiểm định.

    Bước 10: Khiếu nại trong quy trình và bộ chứng từ nhập khẩu hàng hóa:

    Khi có những phát sinh về việc thiếu hàng; hàng bị hỏng hay hàng hóa cần thay thế trong thời gian bảo hành. Việc khiếu nại sẽ diễn ra khi phát hiện ra sự việc.